NetSuite i praktiken – affärsnytta bortom systemstödet

Många företag når förr eller senare en punkt där befintliga arbetssätt och system inte längre räcker till. Tillväxt, nya affärsmodeller, ökade krav på rapportering och behovet av bättre överblick gör att fragmenterade lösningar och manuella processer blir ett direkt hinder för både effektivitet och beslutsfattande.

I dessa lägen blir frågan om affärssystem inte bara en IT-fråga – utan en strategisk verksamhetsfråga.

Ett modernt ERP-system kan fungera som en stabil grund för både effektivisering och fortsatt utveckling. Ett tydligt exempel på detta är NetSuite, ett molnbaserat affärssystem som är byggt för att samla verksamhetens centrala processer i en gemensam plattform.

Den här bloggposten fokuserar inte på funktioner i sig, utan på det faktiska värde NetSuite kan skapa – och hur detta värde tar form i praktiken.

När systemen inte längre stödjer verksamheten

Många företag bygger successivt upp sin systemmiljö. Ett ekonomisystem kompletteras med separata lösningar för CRM, lager, projekt eller rapportering. Till en början fungerar detta kanske, men över tid uppstår tydliga problem:

• Samma data hanteras i flera system
• Manuella moment ökar risken för fel
• Rapportering blir tidskrävande och ofta baserad på inaktuell information
• Förändringar kräver anpassningar i flera led

När verksamheten dessutom växer internationellt, med flera bolag, valutor och regelverk, förstärks dessa utmaningar ytterligare. Det är i detta sammanhang som ett sammanhållet ERP-system kan göra verklig skillnad.

– För många företag är ett modernt affärssystem inte främst en teknisk investering. Det handlar om att skapa kontroll, minska onödiga kostnader och frigöra tid för det som faktiskt driver affären framåt, säger Martin Englert, Sales Manager NetSuite på xperitus.

Ett gemensamt affärssystem för hela verksamheten

NetSuite är utformat som en integrerad plattform där ekonomi, försäljning, kundrelationer, lager, inköp, projekt och rapportering delar samma databas. Information registreras en gång och blir därefter tillgänglig för hela organisationen.

Denna helhetssyn skapar värde på flera nivåer:

• Operativt – färre manuella steg och bättre flöde i processerna
• Taktiskt – tydligare uppföljning av nyckeltal och avvikelser
• Strategiskt – bättre beslutsunderlag baserat på aktuell och tillförlitlig data

Istället för att lägga tid på att sammanställa information kan organisationen fokusera på analys, prioriteringar och förbättringsarbete.

Skalbarhet som en del av affärslogiken

En central styrka i NetSuite är att systemet är byggt för förändring. Nya funktioner, moduler och bolag kan läggas till i takt med att behoven uppstår – oavsett om tillväxten sker organiskt, genom förvärv eller via expansion till nya marknader.

Den molnbaserade arkitekturen innebär också att:

• Uppgraderingar sker automatiskt
• IT-underhåll minimeras
• Alla användare arbetar i samma version av systemet

Affärssystemet blir därmed inte ett projekt som behöver göras om med jämna mellanrum, utan en plattform som utvecklas parallellt med verksamheten.

Från teknik till affärsnytta – ett konkret exempel

För att förstå vilket värde ett ERP-system kan skapa är det ofta mest givande att se hur det fungerar i praktiken. Ett exempel på detta är NTT Group, en industrikoncern med verksamhet i flera europeiska länder.

Utgångsläget

NTT Group stod inför ett affärssystem som var på väg att fasas ut. Systemmiljön hade vuxit fram under lång tid och bestod av flera sidosystem och manuella arbetssätt. Samtidigt var tidsramen för att byta system begränsad, vilket ställde höga krav på struktur, tydlighet och genomförandekraft.

Behoven var tydliga:

• Ett system som kunde hantera hela koncernen
• Bättre stöd för försäljning, inköp och lager
• Effektivare ekonomiprocesser
• Minskad beroende av manuella moment

Val av plattform och partner

Efter att ha utvärderat flera alternativ föll valet på NetSuite som affärssystem och xperitus som implementeringspartner. Avgörande faktorer var inte enbart funktionalitet, utan även förståelsen för verksamheten och förmågan att omsätta krav till fungerande processer.

– Vi stod inför två tydliga utmaningar: en mycket pressad tidsram och en komplex systemmiljö med många sidosystem. Det avgörande för oss var därför att hitta en partner som både förstod vår verksamhet och kunde leverera en fungerande lösning inom den begränsade tiden, berättar Anders Ericsson, CFO på NTT Group.

Ett viktigt vägval i projektet var att i så stor utsträckning arbeta enligt standardfunktionalitet och att anpassa arbetssätt där det var möjligt, istället för att bygga omfattande speciallösningar.

Resultatet i vardagen

Efter implementeringen arbetar NTT Group idag i ett gemensamt affärssystem som stödjer hela flödet från offert till fakturering. Några tydliga effekter är:

• Offert- och säljprocessen är fullt integrerad
• Inköp styrs i högre grad av faktiska behov
• Lagerhanteringen är mer strukturerad och transparent
• Ekonomiavdelningen sparar tid genom ökad automatisering

Sammantaget innebar bytet inte bara ett nytt affärssystem, utan ett mer sammanhållet och skalbart sätt att styra och utveckla koncernen.

ERP som stöd för långsiktig utveckling

Ett återkommande mönster hos organisationer som lyckas med sitt ERP-arbete är att systemet inte ses som ett avslutat projekt. Implementeringen är startpunkten – därefter följer en kontinuerlig utveckling av processer, arbetssätt och användning.

NetSuite lämpar sig väl för detta angreppssätt eftersom nya funktioner kan tas i bruk successivt. Många företag börjar med kärnprocesserna och bygger vidare i takt med att mognaden ökar.

Vikten av rätt angreppssätt

Teknik i sig skapar sällan värde utan ett genomtänkt arbetssätt. För att ett ERP-system ska bidra till verklig affärsnytta krävs:

• Tydliga mål med implementationen
• God förståelse för befintliga processer
• Förankring i organisationen
• En realistisk syn på standard kontra anpassning

Här spelar erfarenhet en avgörande roll. Att veta när man bör avstå från en speciallösning och i stället föreslå ett alternativ är ofta det som skapar hållbara resultat över tid. Detta är också något som ofta avgör om ett affärssystembyte lyckas i praktiken.

– Ett affärssystembyte fungerar sällan om det drivs som ett IT-projekt vid sidan av verksamheten. När ledningen är tydlig med syftet, verksamheten involveras tidigt och rätt personer finns med från start blir det betydligt lättare för resten av organisationen att hänga med, säger Martin Englert.

Samtidigt möter många organisationer en utmaning redan i ett tidigt skede – att tydligt formulera sina faktiska behov.

– Många av de företag vi möter har svårt att fullt ut formulera vad de faktiskt behöver. Då tar vi som erfaren partner ett tydligt helhetsansvar och hjälper till att definiera både lösning och väg framåt – så att kunden vet vad den faktiskt får, fortsätter han.

Sammanfattning och nästa steg

NetSuite är ett modernt och kraftfullt affärssystem som ger organisationer en stabil grund för effektivisering, styrning och fortsatt tillväxt. När systemet införs med tydliga mål och ett genomtänkt angreppssätt blir det ett naturligt nav för verksamhetens centrala processer – från ekonomi och försäljning till lager, projekt och rapportering.

Genom att samla data och arbetssätt i en gemensam plattform skapas bättre kontroll, mer effektiva flöden och ett beslutsunderlag som är både aktuellt och tillförlitligt. Exemplet med NTT Group visar hur ett ERP-byte kan bli ett konkret steg mot mer strukturerade processer och bättre förutsättningar för långsiktig utveckling.

Står din organisation inför utmaningar kopplade till tillväxt, ökade rapporteringskrav eller en fragmenterad systemmiljö? Då kan NetSuite vara ett strategiskt verktyg för att skapa överblick, effektivitet och skalbarhet i verksamheten.

Kontakta xperitus för ett förutsättningslöst samtal om hur NetSuite kan användas för att stödja just er verksamhets utveckling.