12 anledningar att flytta ERP till molnet
Pia Weinz Karlsson
Jun 19, 2024 12:39:04 PM
No quod sanctus instructior ius, et intellegam interesset duo. Vix cu nibh gubergren dissentias. His velit veniam habemus ne. No doctus neglegentur vituperatoribus est, qui ad ipsum oratio. Ei duo dicant facilisi, qui at harum democritum consetetur.
Företag förlitar sig ofta på affärssystem (ERP) för att konsolidera och organisera information över hela organisationen. Historiskt sett har företag installerat ERP-programvara på lokala servrar och egna nätverk, kallade "on-premises".
Trots att dessa on-premises lösningar hjälpte företag att bli smartare och gav stora fördelar, finns det områden där de inte räcker till, särskilt när det gäller kostnader, flexibilitet och underhåll. Molnbaserade ERP-system löser många av de problem som kommer med on-premises-lösningar och erbjuder flera fördelar jämfört med sina lokala motsvarigheter.
Men vad är egentligen molnbaserad ERP, och varför skulle ett företag vilja flytta sitt affärssystem till molnet?
Vad är molnbaserad ERP?
Generellt sett integrerar ERP-system verksamheter över finans, lager- och orderhantering, försörjningskedjehantering, HR och mer, vilket leder till förbättringar i affärsprocesser för 95 % av de företag som använder dem.
Till skillnad från on-premises system, körs molnbaserad ERP på molnleverantörers servrar som nås över internet. Det finns flera versioner av molnbaserad ERP. Vissa molnleverantörer hanterar samma on-premises programvara i sina egna datacenter och levererar den till kunder via internet, kallat hosting. En annan, mer populär modell är Software-as-a-Service (SaaS). SaaS fungerar med en multi-tenant arkitektur, vilket innebär att alla kunder kör samma version av programvaran, separerade på datanivå. Detta skapar skalfördelar eftersom leverantören endast behöver underhålla en kodbas och alla anpassningar och integrationer följer automatiskt med vid varje uppgradering. Uppgraderingar kräver ingen ansträngning från kundernas sida och är mer frekventa i SaaS-modellen.
Varför flytta till molnet?
On-premises system kräver att kunderna själva underhåller servrar och annan hårdvara. Dessa lokala system kräver ofta betydande investeringar i hårdvara, programvara, lokaler och IT-personal för att implementering och underhåll. Uppgraderingar kan också vara problematiska då många företag anpassar programvaran efter sina unika behov.
När leverantören släpper förbättringar i form av en uppgradering, måste anpassningar och integrationer testas och användare kan behöva vidareutbildas, vilket kan resultera i betydande störningar för verksamheten, ibland lika mycket som vid en ny implementering. Som ett resultat avstår många företag från uppgraderingar och fastnar på äldre versioner av programvaran, ibland kallat "version lock".
Generellt erbjuder molnbaserade ERP-lösningar en mer effektiv metod, vilket gör det möjligt för företag att dra nytta av enorm datorstyrka. Att byta från on-premises till molnbaserad ERP erbjuder generellt lägre initiala kostnader, snabbare implementering och minskat behov av personella resurser. Företag kan bli mer flexibla med molnbaserade system eftersom de är mycket anpassningsbara och skalbara. Det tillåter också ledare att fokusera på att driva sin verksamhet och hitta sätt att växa eftersom allt arbete relaterat till buggfixar, patchar och uppgraderingar överlåts till ERP leverantören.
12 skäl att flytta till molnbaserad ERP
Det finns många skäl till varför ett företag kan flytta från on-premises till molnbaserad ERP, men här är några av de viktigaste:
1. Lägre kostnader
De initiala kostnaderna för att implementera molnbaserad ERP är avsevärt lägre än för on-premises system, och även löpande kostnader kan vara lägre. Efter driftsättning kan prenumerationskostnaderna fortfarande vara lägre när man tar hänsyn till underhåll och support, vilket vanligtvis är 20 % av de initiala licenskostnaderna samt kostnaderna för att underhålla och uppgradera hårdvara och den IT-personal som krävs för att underhålla allt. Att eliminera dessa kostnader kan vara avgörande för mindre organisationer som inte kan motivera de höga initiala kostnaderna för on-premises ERP, även om tekniken skulle gynna företaget.
2. Uppgraderingar och underhåll
Eftersom molnleverantören ansvarar för och underhåller all systeminfrastruktur, behöver företag inte oroa sig för uppgraderingar eller underhåll av sitt ERP-system. ERP-leverantören underhåller databasen, servrar och annan infrastruktur och skickar automatiskt ut nya uppdateringar eller patchar till alla kunder, vilket säkerställer att programvaran är säker och i enlighet med alla tillämpliga regler och föreskrifter.
Med endast en leverantör hanteras även eventuella problem betydligt enklare, vilket gör ansvarsfördelningen tydlig. Och som en prenumerationsbaserad tjänst erbjuder molnbaserade ERP-leverantörer ofta support dygnet runt för att hantera problem. Eftersom ERP-leverantörens verksamhet är beroende av tillgängligheten av deras tjänst, kan molnbaserade ERP-leverantörer vanligtvis erbjuda högre drifttid och säkerhet än ett företag kan med intern IT-personal.
3. Tillgång till ny teknik
Dagens teknik utvecklas i snabb takt. Det räcker inte för företag att bara hålla jämna steg med sina konkurrenter, de måste överträffa dem. Avancerad analysförmåga, artificiell intelligens, maskininlärning och andra tekniska innovationer erbjuder möjligheten att utnyttja enorma mängder data för att göra mer exakta prognoser, upptäcka dolda möjligheter och problem, få nya insikter, förbättra verksamheten och utveckla banbrytande nya erbjudanden.
Att själv implementera dessa framväxande teknologier kräver betydande investeringar i datainfrastruktur och bearbetning samt personal med specifik teknisk expertis, vilket historiskt sett har gjort denna revolutionerande teknik otillgänglig för de flesta företag.
Molnbaserad ERP erbjuder ett snabbare, mer ekonomiskt sätt att dra nytta av dessa teknologier och eliminerar många av de kostnads- och resursrelaterade hindren med AI, ML, BI, sofistikerad analys och andra affärsinformationverktyg som redan är integrerade i tjänsten. Detta innebär att företag kan dra nytta av de många fördelar som den nya tekniken erbjuder utan den fysiska infrastrukturen, kostnaderna eller den tekniska kompetensen som krävs för on-premises system.
4. Säkerhet
Vissa företag är fortfarande tveksamma till att placera sin finansiella data i molnet, ofta med hänvisning till säkerhetsproblem. Även om detta kan ses som en nackdel med molnbaserade ERP-system, är säkerheten hos molnbaserad programvara ofta överlägsen den hos on-premises ERP-system.
Dagens molnteknik är mycket säker med avancerad kryptering, multifaktorautentisering och andra kritiska säkerhetsåtgärder inbyggda i varje del av systemet. Dessutom är molnbaserade ERP-servrar placerade i säkra, centrala anläggningar, vilket minskar risken för fysisk stöld. Tack vare skalfördelar, kan molnbaserade ERP-leverantörer vanligtvis avsätta mer resurser till applikations-, databas- och fysisk säkerhet än vad ett enskilt företag kan.
5. Implementering
Molnlösningar kan konfigureras och implementeras avsevärt snabbare än on-premises system, ofta på mindre än 100 dagar. Detta beror på att leverantören är ansvarig för att aktivera hårdvaran och programvaran. Detta minskar driftsavbrott under övergången och tillåter företag att snabbt möta växande efterfrågan eller anpassa sig till en snabbt föränderlig marknad.
6. Realtidsdata
Molnbaserat ERP levererar realtidsdata snabbare och bättre än äldre ’on-premise’ system. Eftersom applikation och information driftas och lagras på en central molnplats, är information som tillhandahålls alltid uppdaterad. Genom att ta bort flaskhalsar som t.ex. olika integrationspunkter minskar även risken för felaktiga data för rapportering och prognoser.
7. Enklare anpassning
Att konfigurera on-premises system för att möta specifika affärskrav är mer kostsamt och kräver en högre investering i tid och IT-personal än molnbaserat ERP eftersom mycket av arbetet måste göras internt av företaget självt. Detta arbete förutsätter bra interna kunskaper gällande rätt ERP-funktionalitet och tredjepartsapplikationer samt att göra nödvändiga uppgraderingar av programvara och hårdvara. Detta blir svårare för företag som saknar intern IT-personal med expertis inom utveckling av affärssystemlösningar. Tillsammans kan dessa faktorer göra full anpassning av on-premises system ohållbart, vilket kan vara ett hinder att nå affärsmålen.
Jämförelsevis är anpassning av molnbaserade ERP-lösningar en betydligt enklare och mindre kostsam process eftersom anpassningarna hanteras på leverantörens sida, och systemet är designat i standard för att anpassas. Det finns inga ytterligare hård- eller mjukvarukostnader och ingen specifik ERP-expertis behövs, vilket innebär att företag kan designa systemet efter sina unika behov med minimal investering.
8. Stöd för regulatoriska krav
För företag inom bland annat finans, hälso- och sjukvård, försvar och andra hårt reglerade industrier är uppdateringar av on-premises ERP-system för att följa regleringar en frekvent återkommande och ofta betungande och kostsam uppgift. Företag förväntas upprätthålla expertis och kunskap om ständigt föränderliga nationella och internationella regulatoriska regler och krav för att undvika kostsamma avgifter och andra juridiska konsekvenser. De måste sedan implementera ändringarna i sina nuvarande system och göra uppgraderingar av programvara och hårdvara vid behov.
Molnbaserade ERP-leverantörer är proaktiva när det gäller att följa bestämmelser såsom HIPPA, GDPR och GAAP. Lösningar för dessa och andra regulatoriska krav och regler är redan integrerade i molnbaserade ERP-system och uppdateras automatiskt för att säkerställa att företag alltid uppfyller eller överträffar kraven. Många molnbaserade ERP-system har också funktioner som tillåter företag att växla mellan olika länders regler för att underlätta efterlevnad över globala verksamheter.
9. Tillgänglighet
Molnbaserade ERP-system är tillgängliga från vilken enhet som helst - bärbara datorer, smartphones, surfplattor - med en internetanslutning och en webbläsare, vilket gör det möjligt att mata in, sammanställa och samarbeta om data var och när som helst. Det tillåter olika avdelningar eller affärsenheter att arbeta över företagsområden eller länder och komma åt en enda instans av programvaran utan att behöva en dedikerad VPN som med on-premises system. Viktigt är att molnbaserad ERP är billigare att komma åt - det finns inget behov av att köpa och stödja en VPN eller emuleringsprogramvara.
En molnbaserad ERP tillåter också beslutsfattare att hålla sig anslutna när de reser eller utanför ordinarie arbetstid och ger företag en större talangpool att utnyttja eftersom de lättare kan anställa fjärrarbetare.
10. Skalbarhet
Den snabba och nästan obegränsade skalbarhet som molnbaserade ERP-system erbjuder är omöjlig med on-premises ERP. Skalning av lokala system kräver uppgradering eller byte av flera hårdvarukomponenter för att möta ökande behov, en kostsam och komplicerad uppgift. Den flexibla designen av molnlösningar gör det möjligt att öka eller minska resursanvändningen efter behov, vilket gör att ERP kan växa med företaget. Det kan lätt expanderas för att rymma nyanställningar, förvärv av företag eller nya produktlinjer eller affärsenheter.
Molnbaserad ERP är också mindre kostsam att implementera över flera platser eftersom konfigurationen kan göras på distans. Detta innebär att hårdvaruinvesteringar är minimala och att det inte finns något behov av att skicka ett implementationsteam till varje plats.
11. Katastrofberedskap
Vid hårdvarufel, brand, översvämning eller stöld är det avgörande att kunna återställa förlorade data och fortsätta verksamheten med så lite driftsavbrott som möjligt. Även om katastrofförebyggande och återställning är hörnstenar i ett företags tekniska infrastruktur och system, är många företag oförsiktiga på detta område och tar på sig en hel del risk om deras on-premises ERP påverkas av katastrofal dataförlust.
Molnbaserade ERP-tjänster är utformade med katastrofåterställning i åtanke och erbjuder inbyggda lösningar för katastrofförebyggande och återställning, såsom att ha kopior av data lagrade på flera geografiska platser för att undvika enskilda felpunkter och automatiskt skifta till backup-data när ett fel upptäcks.
12. Trygghet
On-premises ERP-system står vanligtvis inför ett slutdatum för support där leverantörer av de olika komponenterna till slut avbryter programuppdateringar och patchar, hårdvaruuppgraderingar och reparationer och till och med slutar ta tekniska supportanrop för dessa produkter.
Molnbaserade ERP-leverantörer fortsätter att upprätthålla fullt stöd så länge tjänsterna tillhandahålls, vilket förlänger livslängden för en molnbaserad ERP-lösning jämfört med on-premises system och minskar behovet av teknisk omsättning.
Argument för flytt till molnet
Trots dessa 12 starka fördelar kan många beslutsfattare fortfarande ifrågasätta behovet av att flytta till en molnbaserad ERP-plattform.
Att bygga argument för molnbaserad ERP börjar med att erkänna vad denna typ av system kan göra för företaget, såsom att minska kostnader, öka intäkter, optimera resurser och processer eller lösa specifika problem.
Efter att ha identifierat dessa punkter behöver beslutsfattarna fastställa värdet som adresserar organisationens problem. Detta värde kan vara i form av konkreta kvantitativa fördelar (t.ex. intäktsökningar eller kostnadsbesparingar) eller indirekta kvalitativa fördelar (t.ex. ökad produktivitet och kontroll). Förslaget måste beakta flera viktiga faktorer, inklusive:
- Hur jämför sig prenumerationsavgifterna för en molnbaserad ERP-lösning med de befintliga on-premises systemens initiala licenskostnader?
- Hur mycket förväntas ett molnbaserat ERP-system spara i termer av underhåll och support, hårdvara, datacenter, personal och andra IT-kostnader?
- Hur kommer varje affärsenhet att gynnas?
- Hur kommer det att göra aktiviteter såsom lagerhantering, intäktsredovisning, analys och organisationsövergripande prognostisering smidigare och enklare?
En annan viktig aspekt att överväga är att många on-premises ERP-leverantörer själva skiftar till molnbaserad ERP. I många fall prioriterar leverantörerna ner utvecklingen och stödet av kundernas äldre on-premises system, vilket gör det svårt att underhålla och uppgradera programvaran och infrastrukturen. Även när företag väljer att flytta till ett molnbaserat ERP-system är uppgraderingen i princip en ny implementering, så det är vettigt att jämföra olika alternativ för att säkerställa att kostnader, funktioner och andra behov uppfylls fullt ut, i stället för att hålla sig till samma leverantör av bekvämlighetsskäl.
Förutom de vanliga fördelarna med molnbaserad ERP som nämnts ovan, är den förväntade avkastningen på investeringen (ROI) ofta kritisk för beslutsfattare. ERP ROI-formeln är:
ROI = ERP finansiella fördelar / Total ägandekostnad
Det beräknas genom att dividera det förväntade beloppet som ERP-systemet har bidragit med till resultatet med den totala ägandekostnaden för systemet och sedan multiplicera den resulterande siffran med 100 för att få en procentsats. För dessa ändamål inkluderar de finansiella fördelarna direkta fördelar såsom ökad försäljning och indirekta fördelar såsom kostnadsbesparingar. TOC inkluderar implementering, prenumerationsavgifter, personal, utbildning och underhåll. Så, till exempel, ett molnbaserat ERP-system som har en total förväntad fördel på $100,000 och en total implementeringskostnad på $75,000 får en ROI på 133%.
Avkastningen på investeringen är av särskilt intresse för CFO och andra finansiella beslutsfattare som vill minimera kapitalutgifter samtidigt som de minskar driftkostnaderna. De mest framträdande förespråkarna för ERP-lösningar är ofta finans- och redovisningspersonalen - en undersökning av 255 företag fann att 89 % av de svarande identifierade redovisning som den mest kritiska ERP-funktionen.
En betydande drivkraft från CFO är önskan att kontrollera de oplanerade kostnaderna för att driva ett on-premises ERP-system, såsom serverhaveri, nätverksfel, hårdvarufel, dataförlust, etc. Kort sagt, varje komponent i ett on-premises system representerar en potentiell oväntad utgift. Molnbaserad ERP-teknik eliminerar de flesta av dessa rörliga delar och minskar många oplanerade utgifter genom att avsevärt minska kapitalutgifter på hårdvara och programvara, implementering och IT-personal. Prenumerationsmodellen ger också mer förutsägbara kostnader.
Att argumentera för en flytt till molnbaserad ERP innebär i huvudsak att utveckla en förändringsberättelse och stödja den med konkreta siffror.
Flytta till molnet med NetSuite
Att välja rätt molnbaserad ERP-leverantör och implementeringspartner kan säkerställa att övergången från on-premises till molnbaserad ERP blir framgångsrik. Med mer än 38,000 kunder har NetSuite hjälpt många företag att flytta till molnet och dra nytta av denna distributionsmodells fördelar. NetSuite’s enhetliga ERP-plattform gör det möjligt för företag att få en fullständig överblick över sin organisation från en källa och driva operativa förbättringar över finans, försörjningskedjehantering, personal och kundhantering.
Resultatet är mer effektiva företag som ofta kan minska kostnader och öka lönsamheten, vilket illustreras i föregående avsnitt.
Molnbaserad ERP förenar avdelningar och gör det möjligt för organisationer att lösa utmaningar, förbättra processer och nå sina mål. I slutändan har molnbaserad ERP fyra huvudsakliga fördelar:
- Den ger företag flexibiliteten att möta snabbt föränderliga marknadskrav.
- Den underlättar högre produktivitet, intäkter och tillväxt till en minimal kostnad.
- Den tillåter företag att expandera och minska teknikinfrastruktur och applikationer efter behov.
- Den uppmuntrar utveckling genom att öka möjligheten och kapaciteten för nya produkter och tjänster.
Alla dessa fördelar gör det till en värdefull investering för företag inom en mängd olika branscher. Med tiden kommer fler att inse fördelarna med att hantera sina verksamheter i molnet och genomföra övergången. Upptäck de unika lösningar som NetSuite erbjuder företag för att påskynda tillväxten med en enhetlig svit för finans, produktion, distribution, projekt, kundhantering med mera.
Vi på xperitus hjälper våra kunder med systemfrågor samt i hög grad med deras process- och verksamhetsutveckling. Som partner till Oracle bidrar vi med industrikompetens och expertis kring ERP-systemet NetSuite. Vi är en strategisk partner för digital transformation, redo att stödja ditt företag genom hela resan. Har du frågor om Oracle NetSuite kan vi hjälpa dig.
Kontakta oss idag för att ta reda på hur vi kan hjälpa ditt företag att växa och utvecklas med rätt ERP-lösning!