Är det dags för ert företag att välja affärssystem? I det här inlägget tipsar vi om saker som är bra att tänka på i sökandet efter det bästa affärssystemet för just er organisation. Tipsen är relevanta både för er som ska välja ert första affärssystem och för er som står i begrepp att byta ut ett befintligt system.
Vad är ett (bra) affärssystem/ERP-system?
Ett affärssystem är ett digitalt system som kopplar samman ett företags funktioner och skapar en enhetlig hantering av primärt informationsflöden, ekonomi och administration. För att i så stor utsträckning som möjligt kunna effektivisera och automatisera affärsprocesser är det en nödvändighet att systemet kan integreras med externa program och system.
Den engelska benämningen ERP (Enterprise Resource Planning), som också är vanligt förekommande i Sverige, ger en aningen tydligare bild av termen affärssystem. Systemet syftar helt enkelt till att optimera planeringen och användningen av företagets alla resurser. Detta kan i sin tur innebära systemmoduler som möjliggör förbättringar inom allt från finansiell analys, logistik eller kund- och personaladministration.
Exakt vad ett bra affärssystem innehåller och hur dess funktioner används beror därför på varje företags unika behov och hur väl dess affärssystempartner har lyckats implementera en relevant och effektiv skräddarsydd lösning.
Vilka av affärssystemets funktioner behöver ni - och vilka klarar ni er utan?
Att många affärssystem innehåller en enormt stor mängd funktioner fördelat på praktiskt taget alla typer av affärsprocesser ger såklart en fantastisk möjlighet till specialiserade och kostnadseffektiva lösningar.
Baksidan av det väldiga utbudet är att det är svårt att hitta helt rätt. Det kan leda till att man i slutändan betalar för funktioner som man sedan inte använder, eller i värsta fall att systemet inte uppfyller företagets behov och att processen att hitta och implementera ett nytt affärssystem börjar om från början.
För att undvika ett sådant scenario har vi 5 tips inför ert val av nytt affärssystem:
- Avsätt resurser i form av både tid och pengar
Att välja affärssystem är ett stort och viktigt beslut. Det är en långsiktig investering i företaget att låta processen ta den tid som krävs för att identifiera rätt lösning.
- Definiera era nuvarande och framtida behov noga
Lista vilka funktioner företaget kräver i dagsläget, vilka det kommer kräva i framtiden, och analysera vilka affärsprocesser som är allra viktigast att effektivisera.
Be om synpunkter och information från företagets egna anställda, såväl som från branschkollegor som har erfarenhet av olika affärssystem. Se också till att räta ut all eventuella frågetecken som uppstår vid kontakt med leverantörer av affärssystem.
- Skaffa en framtidssäkrad lösning
Välj ett affärssystem vars funktioner och skalbarhet tillgodoser ert företags behov på lång sikt. Säkerställ även att tillverkaren har en utvecklingsplan för systemet och att er valda partner för implementering och utbildning kommer finnas tillgänglig för support under många år framåt.
Det är komplexa processer som ska utredas och många förändringar som ska implementeras på ett optimalt sätt. Det är i många fall mycket värdefullt att ta hjälp av en expert på området som besitter erfarenhet från liknande projekt inom samma bransch. På så sätt frigörs resurser till att fokusera på företagets kärnverksamhet, samtidigt som vägen till en kostnadseffektiv, skräddarsydd och framtidssäkrad lösning blir avsevärt kortare.
Vi på xperitus är experter på affärssystem. Välkommen att kontakta oss för att veta mer om affärssystem och hur vi kan hjälpa just ert företag.
