Vilka är de rätta förutsättningarna för ett lyckat byte av affärssystem?

Man som arbetar med affärssystem på datorn i kontor.

Hur ska man egentligen veta när det är dags att byta ut sitt affärssystem? Det kan såklart vara tydligt när det är dags för vissa organisationer men kan vara mer otydligt för andra. Ett tydligt tecken är att affärssystemet snarare hämmar utvecklingen än främjar – då är det tydligt att ERP-systemet bör bytas ut snarast. Men vilka förutsättningar behövs egentligen för ett lyckat byte av affärssystemet? 

Varför byta affärssystem? 

Till att börja med – vilka anledningar kan det finnas till att behöva byta ut sitt affärssystem? Som vi nämnde tidigare kan det vara tydligt när affärssystemet snarare är en börda när det kommer till administrativa uppgifter, där ert nuvarande affärssystem tydligt hämmar effektiviteten. Men oftast är det mer fördelaktigt att ligga steget före och byta ut affärssystemet innan det börjar bromsa ner er verksamhet. Några exempel på när det är dags att byta ut systemet är; systemet slutar att utvecklas, ni behöver öka er konkurrenskraft, ni får högre krav på integration eller att ni växer ut ert befintliga affärssystem. 

Rätt förutsättningar för ett lyckat byte

Nu när vi vet att det är hög tid för ett byte är det dags att ta reda på hur ni kan göra ett lyckat sådant där eventuella flaskhalsar kan identifieras i ett tidigt skede i processen. Det är just detta som är ett första steg för ett lyckat byte. När ni har koll på vilka problem och bromsklossar som kan dyka upp – och hur ni kan tackla dem – är det dags att gå vidare. Vilka krav och specifika funktionaliteter är viktiga för er? Kan ni kompromissa på vissa punkter? I så fall vilka? En bra plan och en ordentlig översikt över hur processen ska gå till är A och O för ett lyckat byte. 

Kontakta en leverantör

Nu är det dags att kontakta en leverantör. Gå igenom era krav med systemleverantören och få input från experterna. Då kan ni tillsammans kartlägga och komma fram till vilket affärssystem och vilka nyckelfunktioner som kommer funka för er. Efter att det nya affärssystemet är implementerat är det viktigt att alla som använder sig av det får rätt utbildning – så att verksamheten kan fortsätta utan avbrott och störningsmoment. Det kan vara en fördel att arbeta parallellt i de båda systemen till en början så att anställda hinner lära sig olika funktioner i det nya samtidigt som det dagliga arbetet flyter på, om det finns förutsättningar för det. 

Glöm inte bort att göra en uppföljning

När ett nytt affärssystem är implementerat kan det vara lätt att lägga allt fokus på att lära känna det nya systemet. Men det är viktigt att göra en uppföljning. De mål och krav som ni satte upp i början av processen – gå igenom dem och se över om det nya systemet uppfyller kraven. Och ett avslutande tips är att låt det ta lite tid att lära sig det nya – det får ta tid. När ni har lärt känna ert nya affärssystem är det läge att gå igenom förbättringsmöjligheter.

Vi på xperitus är experter på NetSuite och JD Edwards EnterpriseOne. NetSuite är idag världsledande inom publika och molnbaserade affärssystem. Vi kan hjälpa er organisation på vägen till ett lyckat affärssystemsbyte. Kontakta oss eller boka en kostnadsfri konsultation redan idag.