5 tecken på att det är dags för ett nytt affärssystem

Många företag använder i dag olika system för att hantera sina olika verksamhetsprocesser, i allt från bokföring och redovisning till logistik och försäljning. En sådan fragmenterad infrastruktur kan göra det svårt att få en helhetsbild av verksamheten och att fatta välgrundade beslut. För att kunna utveckla verksamheten eller anpassa sig till nya marknadsförhållanden och affärsmodeller är det viktigt att kunna analysera och agera på korrekt affärsdata.

Företag som har flera separata system tenderar att hantera en uppskalning av verksamheten genom att lägga till ännu fler system, ofta utan att integrera dem med varandra. Detta leder till en komplexitet som kan orsaka onödiga manuella arbetsuppgifter, flaskhalsar samt en ökad risk för fel.

NetSuite har arbetat med företag i alla storlekar och branscher i många år. Trots deras olika förutsättningar möter de ofta samma utmaningar när det gäller föråldrade eller utdaterade system.

I det här blogginlägget tar vi upp några av de vanligaste problemen som företag upplever och varför många väljer att övergå till NetSuite, en av de ledande molnbaserade ERP-plattformarna på marknaden idag. Om du är orolig för att dina nuvarande system hindrar ditt företags tillväxt ska du veta att du inte är ensam om problemet – men det finns lösningar som kan hjälpa dig att utveckla din verksamhet.

Fem tecken på att företaget har vuxit ur sina nuvarande system

Det kan vara svårt att hantera komplexa och områdesöverskridande affärsprocesser med separata system. En fullt integrerad, molnbaserad plattform är ofta en effektiv lösning på problemet.

Tyvärr är många företag inte medvetna om att deras nuvarande system begränsar deras verksamhet. Manuella arbetsflöden, brist på realtidsdata och otillräcklig insyn kan göra det svårt att identifiera problemområden, vilket i sin tur kan påverka förmågan att fatta viktiga affärsbeslut. Här är fem varningssignaler att vara uppmärksam på:

1. Det är svårt att i realtid se vad som verkligen händer i verksamheten. 

Bokföringssystem har traditionellt varit utformade för att ge företag data som de behöver vid månadsslutet. Detta kan vara tillräckligt för små team på en enda plats, men i dagens snabbt föränderliga värld behöver företag ofta överskådliga sammanfattningar och realtidsrapporter för att fatta snabba och välgrundade beslut. Detta är särskilt viktigt för företag som växer, har sin verksamhet på flera platser, startar dotterbolag eller utlandsfilialer eller låter anställda arbeta på distans.

Här är några indikatorer på att dina rapporteringsfunktioner inte uppfyller organisationens behov:

• Medarbetarna slösar tid på att leta efter kalkylblad. Växande företag når ofrånkomligen en punkt där anställda förlitar sig på kalkylblad för att fylla informationsgapet, eftersom data finns i så många separata system. Anställda spenderar mer tid på att söka efter data än att faktiskt analysera den och fatta beslut. 

• Rapporter innehåller fel och är föråldrade. Många företag hamnar i situationer där medarbetarna manuellt behöver registrera eller uppdatera samma information flera gånger, till exempel i orderhanteringssystemet eller i ekonomisystemet. Det kan i sin tur kräva manuell avstämning av data som sparas på flera platser. Risken för fel i informationen och därmed i rapporteringen blir stor och beslut riskerar att fattas baserat på inaktuell, ofullständig och felaktig information. 

• Rapporter tar för lång tid att köra. Med flera olika system är det lätt att stöta på prestandabegränsningar, men att lösa dem är svårare. När rapporter tar för lång tid att köra är det ett tecken på att mängden data som företaget har samlat på sig har blivit för stor.

• Det är omöjligt att få en heltäckande översikt över alla affärsenheter. När företag växer är det vanligt att finansiell information för olika dotterbolag eller avdelningar sköts i separata bokföringssystem. Överföringen och konsolideringen av informationen är ofta manuell och kan resultera i fel. Dessutom är det svårt för ledningen att få insikt i hur företaget presterar i sin helhet.

2. Manuella processer används för att mata in och stämma av data mellan system.

Manuell dataöverföring är en frustrerande upplevelse för alla inblandade. Leverantörer, kunder och ledningen måste vänta på svar, medan anställda kopierar data manuellt mellan system. Detta beror på att systemen inte är kompatibla och att integrationerna är otillräckliga.

Om ditt företag upplever något av följande symptom, kan det vara dags att överväga en molnbaserad plattform som NetSuite:

• Säljordrar, lagerhantering och fakturering är pappersbaserade. Dina anställda kan spendera timmar varje vecka med att manuellt mata in orderinformation i faktureringssystemet, medan någon annan kopierar fakturadetaljer till ett kalkylblad för att se försäljningsresultatet. Fel vid inmatning av data leder till fakturafrågor och fel vid månadsavstämningar, vilket i sin tur tar tid att kontrollera och lösa.

• Ofullständig kundinformation resulterar i missnöjda kunder. När viss kundinformation finns i kalkylblad, medan andra uppgifter lagras i separata applikationer, finns det ingen möjlighet att veta vilka data som är rätt. Fakturor kan skickas till fel adress och kundens kontaktinformation kan vara inaktuell.

• Godkännandeprocesser är långsamma och osammanhängande. När anställda måste skicka runt pappersförfrågningar eller manuellt stämma av data kan enkla processer som till exempel godkännande av fakturor eller rutinmässiga kontraktssigneringar ta dagar eller veckor att slutföra.

• Finansiell konsolidering tar lång tid. Manuell inmatning av data i flera system tar tid och ekonomiavdelningen arbetar sent varje månad för att konsolidera finansiella rapporter. Ändå är chefer fortfarande missnöjda eftersom deras vecko- och månadsrapporter är försenade.

• Försäljningsprognoser och budgetprocesser bygger på gissningar, snarare än fakta. Eftersom det är svårt att få historisk information i rätt format i rätt tid, lägger anställda in siffror i kalkylblad baserat på gissningar. Även om den faktiska datan finns någonstans är det svårt att hitta och extrahera den.

3. Försäljning går förlorad på grund av dålig information

Kunder förväntar sig att se lagerstatus i realtid och få en bekräftad (eller preliminär) leveranstid samtidigt som de lägger sin order. Dessutom förväntar de sig att de kan ringa kundtjänst minuter efter sitt köp för att lägga till en extra artikel. Denna nivå av realtidsrespons är omöjlig med begränsade eller separata system, vilket hämmar företagets konkurrensfördel på marknaden.

Här är några varningssignaler som kan tyda på att ditt företags separata system påverkar försäljningen:

• Kundtjänst misslyckas att ge korrekta besked eftersom de inte har uppdaterad information. När kunder ringer för att lägga en order eller kontrollera orderstatus är det frustrerande för dem att bli satta på vänt eller bli uppringda senare med ett svar. Detta händer ofta när information måste hämtas från någon annan avdelning eller plats. Kunden kanske inte lämnar direkta klagomål, men kundtapp och avhopp ökar när kunder hittar andra leverantörer där de får snabbare besked.

• Lagerbeståndet är aldrig där kunderna vill ha det. Vanliga symptom är att lagret tar slut på vissa platser medan samma enheter finns i överflöd på andra ställen. Det är omöjligt att förutse brister eftersom det tar för lång tid att få fram uppdaterad och aktuell försäljningsdata. Dessutom är realtidsåtkomst till trender per artiklar och försäljningsställe inte tillgänglig.

• Kunder och leverantörer har inte tillgång till självbetjäning på företagets webbplats. Kunden har efterfrågat möjligheten att kolla lagersaldo, lägga ordrar och kontrollera status på webben, men du kan inte rättfärdiga den nödvändiga investeringen av tid och pengar i ditt nuvarande system. Ditt nuvarande system är heller inte utformat för att fungera 24/7 och det är oklart om det kan stå emot hacker- eller virusattacker.

• Kundinformation kan inte på ett enkelt sätt samlas in eller filtreras för försäljningskampanjer. Trots att företaget skickar ut regelbundna e-postkampanjer har försäljningsteamet ingen information och svar när de ringer prospekt, och konverteringsgraden är låg. För höga lagernivåer är ett problem eftersom det helt enkelt inte finns tid att organisera en försäljningssatsning för att tömma överskottet av produkter.

4. Mer bokföring görs utanför ekonomisystemet än i det.

Fristående ekonomisystem är utformade för att automatisera en begränsad uppsättning kärnfunktioner för bokföring. Som ett resultat hindrar det hur företag kan driva sina verksamheter. När företag växer tvingas de anpassa sina processer till systemet, i stället för tvärtom. Det är lätt att nå gränsen när företag har fler kunder, leverantörer eller inventarier än många fristående ekonomisystem kan hantera.

Nyckeln till framgång är högre transaktionsvolymer och hastighet, vilket är svårt för många ekonomisystem att hantera. Fullständiga underlag till revisorerna, omfattande affärsplanering och rapportering innebär att man måste lägga till applikationer och ständigt hitta kortsiktiga, snabba lösningar. Fristående ekonomisystem kan helt enkelt inte hantera starkare finansiell kontroll, bättre lagerenhetshantering eller mer komplexa finansiella processer.

Här är några signaler på att en organisation har nått gränsen för sitt ekonomisystems kapacitet:

• Ekonomiavdelningen måste använda flera olika applikationer för att utföra sitt arbete. Eftersom finansiella behov har blivit mer komplexa har luckorna fyllts med andra programvarupaket – Excel-kalkylblad eller egna applikationer. När ekonomiavdelningen behöver ha uppmärksamheten riktad mot många olika system, ökar risken för fel som kräver tid och felsökning. 

• Det är för svårt att lägga till nya försäljningskanaler, produktlinjer eller platser. Varje gång det sker en förändring i verksamheten måste medarbetarna arbeta övertid för att hitta lösningar för att anpassa företagets olika system till den. Fristående ekonomisystem har ingen inbyggd support för funktioner som att göra enkla ändringar i lagerenhetsmatriser, lägga till nya skatte- och momssatser eller hantera underlag för insatsmaterial och sammanställningar för inventering.

• Det är omöjligt att snabbt anpassa sig till förändrade affärsförhållanden. Många företag vill snabbt agera och anpassa sina verksamheter till nya marknadsmöjligheter eller utmaningar från konkurrenter. Specialiserade eller branschspecifika krav som kontrakt och förskottsbetalningar eller hantering av lager och lagerlokaler hanteras i fristående externa system som har liten eller ingen integration med ditt ekonomisystem.

5. Företaget lägger för mycket tid på att oroa sig för teknologi istället för att fokusera på affärsresultat.

Varje gång ett företag lägger till ny affärsmjukvara blir den underliggande systeminfrastrukturen än mer komplicerad och otillräcklig. Tidigare investeringar i hårdvara och mjukvara är kostsamma att underhålla och håller inte jämna steg med den tekniska utvecklingen.

NetSuite är ett molnbaserat ERP-system från Oracle. Systemet är mycket flexibelt och skalbart, där man enkelt kan justera sin prenumeration efter förändrade affärsbehov. I NetSuite ingår alltid automatiska uppgraderingar och de egna IT-resurserna avlastas eftersom de inte behöver ta ansvar för underhåll av infrastruktur. 

När är Oracle NetSuite rätt val och varför? 

När är det dags att byta till ett molnbaserat affärssystem?

Här är några tecken som indikerar att det är dags för ett företag att byta till ett molnbaserat ERP-system som NetSuite:

• Systemuppgraderingar och förbättringar skjuts på till framtiden på grund av kostnaderna och störningarna som är förknippade med dem. Många företags nuvarande affärssystem uppfyller inte verksamhetens behov. Men eftersom uppgradering till nyare versioner, eller att lägga till nya användare eller funktioner, är störande och dyrt, minimerar företag dessa åtgärder. Dessutom saknar många företag de nödvändiga resurserna för att implementera och hantera ny teknik, vilket i slutänden hindrar deras anställda och kunder från att få tillgång till nödvändig och önskad affärsinformation.

• Säkerhetskopieringar, serverfel, skadlig programvara och dataskydd är ständiga bekymmer. Det är en stor affärsrisk när finansiella data koncentreras i ett enda fristående ekonomisystem, samtidigt som annan data är utspridd i andra system och kalkylblad.
  
  Företagets beredskap för överlevnad skulle utmanas om exempelvis en brand eller översvämning inträffade. Andra allvarliga bekymmer inkluderar skadlig programvara och datastöld. En viktig fråga som kvarstår är: hur snabbt skulle ditt företag kunna återhämta sig om en server gick ner och företaget var tvunget att återgå till en säkerhetskopia?

• En avskräckande faktor för att investera i ny teknik är den tid som krävs för att se avkastning på investeringen. Att finansiera nya applikationer eller uppgraderingar kräver betydande kapital, och det kan ta månader innan organisationen ser någon avkastning. Trots att de anställda är medvetna om att befintliga system och processer hämmar organisationen så känns det ofta tryggare att fortsätta med dem. 
  
  NetSuite ett kraftfullt molnbaserat ERP-system som hjälper företag att effektivisera sina affärsprocesser, minska kostnaderna och aggregera information för bättre beslutsfattande. NetSuite har även inbyggda BI-komponenter (Business Intelligence) som KPI:er, rapporter och villkorsstyrda påminnelser – allt i realtid från en enhetlig databas. Systemet ger god insyn i verksamheten, vilket i sin tur gör det enklare att fatta välgrundade beslut och effektivt hantera sina resurser. 

När är Oracle NetSuite rätt val och varför? 

Bästa tipsen för att lyckas med molnet

När företag växer är det ofta dags att byta till ett molnbaserat system. Molnet erbjuder många fördelar, bland annat minskade IT-kostnader, ökad tillgänglighet och mobilitet, och en integrerad databas.

Här är några tips för att lyckas med molnet:

• Ta hänsyn till dina IT-resurser. Om du har begränsade IT-resurser kan molnet vara ett bra alternativ. Molnlösningar eliminerar behovet av att underhålla lokal hårdvara och mjukvara. Molnet möjliggör också tillgänglighet och mobilitet, eftersom användare kan komma åt applikationen när som helst, var som helst och från vilken enhet som helst. Molnlösningar är också mycket flexibla och skalbara och gör det möjligt för företag att accelerera tillväxten utan att behöva investera kapital i teknik eller anställa fler medarbetare.

• Välj en integrerad produktsvit. Att använda flera system kan leda till problem med data och integration. En integrerad produktsvit ger dig en enda plattform för alla dina affärsprocesser.

• En enda molnbaserad plattform eliminerar problem med data och integration. Behovet av dubbel inmatning av data försvinner eftersom samma information är tillgänglig för alla användare inom olika avdelningar och platser.

• Utnyttja den senaste tekniken. Molnbaserade system använder ofta den senaste tekniken, vilket kan ge dig fördelar jämfört med traditionella system. Till exempel utvecklar NetSuite på Oracle Cloud Infrastructure, en fördel som ingen fristående ekonomisystemleverantör kan erbjuda. Tekniken i molnet är uppgraderad och klar att användas så snart en ny uppdatering eller ny funktion finns tillgänglig.

• En enda version av programvaran. De flesta leverantörer av molnbaserade system har en enda version av programvaran som uppdateras i realtid, vilket gör det möjligt för alla kunder att dra nytta av de senaste förbättringarna.

• Integrera med befintliga system. Om du har befintliga applikationer kan du integrera dem med ditt molnbaserade system. Detta kan hjälpa dig att öka effektiviteten och skapa konkurrensfördelar.

Slutsats

Företag som inte moderniserar sina teknikplattformar riskerar att fastna med föråldrade processer som hindrar tillväxt. 

Genom att övergå till en integrerad, molnbaserad lösning som NetSuite kan företag automatisera manuella uppgifter, få en bättre överblick över sin verksamhet och snabbare anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden och nya affärsmodeller.

Vi på xperitus har gjort åtskilliga implementeringar av Oracle NetSuite och JD Edwards EnterpriseOne. Vi hjälper våra kunder med systemfrågor men också i hög grad med deras process- och verksamhetsutveckling. Dessutom bistår vi företag som ska välja ERP-system. Har du frågor om NetSuite och/eller JD Edwards så kan vi hjälpa dig.