Att välja ett nytt affärssystem är ett av de mest avgörande besluten ett företag kan ta. Ett rätt valt ERP-system kan bli motorn i företagets tillväxt och skapa effektivitet, tydlighet och kontroll i hela verksamheten. Ett felaktigt val kan däremot leda till höga kostnader, ineffektiva processer och bromsa utvecklingen.
Den här guiden vänder sig till företag som står inför att upphandla ett nytt ERP-system. Här beskriver vi hur du steg för steg kan genomföra en strukturerad upphandling – i nära samarbete med xperitus.
Innan upphandlingen startar är det viktigt att lägga en stabil grund. Ett ERP-projekt handlar inte bara om att byta system – det är en förändringsresa som påverkar både processer, arbetssätt och företagskultur.
Många projekt misslyckas inte på grund av själva systemet, utan för att man startade utan tydliga mål, förankring eller en genomtänkt plan.
Insikt: Om ni idag använder flera separata system, har svårt att få fram affärsdata i tid eller upplever att verksamheten blivit för komplex – då är det troligen dags att se över ert affärssystem.
Fem tecken på att ni behöver ett nytt ERP-system
Förstudien lägger grunden för hela upphandlingen. Här handlar det om att förstå nuläget, hitta problemområden och definiera varför ett nytt affärssystem behövs.
Redan i det här skedet kan vi på xperitus vara med och stötta. Tillsammans med er kartlägger vi processer, behov och målbild så att ni får ett tydligt beslutsunderlag och en gemensam riktning inför nästa steg.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: En gemensam målbild och ett beslutsunderlag för att gå vidare till kravställning.
En tydlig kravspecifikation är avgörande för att systemet ska stödja era processer och mål. Många företag saknar tid eller erfarenhet för att göra en kravställning själva, och det kan vara svårt att veta vilka krav som är viktigast och hur de ska formuleras.
xperitus hjälper er att kartlägga behoven och se till att kraven grundas i verksamhetens mål. Vi leder arbetet, frigör tid för er interna organisation och ser till att rätt personer är involverade i rätt skede.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: En dokumenterad och prioriterad kravlista som blir grunden för systemanalysen.
När kravspecifikationen är klar analyserar vi tillsammans vilken lösning som bäst stödjer era processer och mål. Med vår erfarenhet av ERP-implementationer hjälper vi er att översätta kravbilden till konkreta lösningar inom våra plattformar.
Vi analyserar hur våra olika system möter era behov, genomför demonstrationer och workshops samt diskuterar anpassningar och framtida skalbarhet. Utöver systemets funktionalitet väger vi även in helheten – kostnadsstruktur, teknisk plattform och implementationsmetodik – för att ni ska få ett välgrundat beslutsunderlag som visar vilken lösning som skapar störst nytta, både idag och framöver.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: En tydlig rekommendation av det system som bäst stödjer era processer och skapar långsiktigt värde.
När rekommendationen från systemanalysen är framtagen är nästa steg att fatta beslut, teckna avtal och planera implementationen.
I det här steget hjälper xperitus er att skapa en tydlig plan för projektstarten. Tillsammans säkerställer vi att roller, ansvar och mål är väl definierade, och att förändringsledning och kommunikation finns med från början. Det ger de bästa förutsättningarna för en effektiv och framgångsrik implementation.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: Ett genomarbetat avtal och en tydlig projektplan som ger en stabil grund för implementationen.
Nu är det dags att gå från plan till verklighet. Implementationsfasen är ofta den mest omfattande – och den mest avgörande för att lyckas.
Vi på xperitus leder er genom implementationen med beprövade metoder och djup systemkunskap. Vi ser till att datamigrering, integrationer och tester fungerar som de ska, och att systemet konfigureras för att stödja era processer optimalt.
Samtidigt arbetar vi aktivt med förändringsledning: utbildar användarna, förklarar nya arbetssätt och säkerställer att organisationen är redo för förändringen.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: Ett stabilt och välanvänt affärssystem som levererar nytta från dag ett.
När systemet är i drift inleds nästa viktiga fas – att förvalta och vidareutveckla lösningen så att den fortsätter skapa värde över tid.
Med xperitus som partner får ni långsiktigt stöd i drift, underhåll och support. Vi följer upp resultat, identifierar förbättringar och hjälper er att utnyttja systemets fulla potential.
Genom regelbundna avstämningar med nyckelanvändare säkerställer vi att systemet utvecklas i takt med verksamheten – oavsett om det gäller uppgraderingar, tilläggsfunktioner eller processförbättringar.
Nyckelaktiviteter:
Resultat: En långsiktig, effektiv och framtidssäker ERP-lösning som utvecklas tillsammans med verksamheten.
NetSuite är ett molnbaserat affärssystem (ERP) som samlar ekonomi, inköp, lager, tillverkning, CRM och projektplanering i en integrerad plattform. Systemet levereras som en prenumerationstjänst (SaaS) med automatiska uppgraderingar, realtidsrapportering och inbyggd affärsintelligens. Det är skalbart, flexibelt och tillgängligt via webbläsare, vilket minskar behovet av intern IT-drift. NetSuite passar företag i olika branscher – från tillverkning och distribution till tjänste- och projektbaserade verksamheter – och stöder flera språk och valutor.
JD Edwards EnterpriseOne är en starkt konfigurerbar och helt integrerad ERP-lösning som kan drivas on-premise, i molnet eller i hybridform. Den erbjuder över 80 moduler som täcker ekonomi, försäljning, inköp, lager, tillverkning, projekt, CRM med mera. Systemet tillåter val av databas, operativsystem och hårdvara enligt kundens behov, och kombinerar standardfunktionalitet med branschspecifika lösningar. Med inbyggd automation, integrationsmöjligheter och flexibilitet syftar JD Edwards till att effektivisera komplexa affärsprocesser för medelstora till stora företag.
xperitus är en erfaren Oracle-partner med djup branschkunskap och beprövad metodik för ERP-implementationer – med särskilt fokus på NetSuite och JD Edwards. Genom att kombinera dessa plattformar med xperitus expertis får du en robust och flexibel lösning som kan växa med verksamheten, samtidigt som du får kontroll, transparens och affärsnytta från start.
Våra kunder lyfter ofta fram vårt engagemang, vår förståelse för deras verksamhet och vår förmåga att vara en pålitlig partner genom hela ERP-resan.
”xperitus var det bolag som bäst presenterade en lösning på vårt problem. De kom hit och gjorde en behovsanalys innan de sa hur vi skulle göra och vad det skulle kosta. De kunde hålla oss i handen genom projektet, vilket var avgörande för oss.”
”Den stora skillnaden är personerna — xperitus förstod vår verksamhet. De vågar säga ja och nej: ‘Nej, så kan man inte göra — men vi kan göra så här.’ Och då blir det nästan lika bra, eller kanske till och med i många fall bättre.”
”Min erfarenhet från att arbeta med xperitus är att de är mycket kunniga konsulter som förstår vår verksamhet och kan hjälpa oss att arbeta på det bästa sättet för oss.”
”Vi har alltid haft ett väldigt bra partnerskap med xperitus. De förstår våra affärsprocesser, och det är nyckeln till ett framgångsrikt ERP-projekt.”
”Vi har byggt en väldigt bra relation med xperitus. De har stor kompetens inom ERP, och som personer är de väldigt lätta att samarbeta med.”
Många kunder uppskattar också vår tillgänglighet och vår roll som strategiskt stöd:
”xperitus är en bollplank. Även när man inte använder xperitus direkt som konsult kan man alltid nå ut och ta del av deras kunskap – och det uppskattar vi mycket.”
Att upphandla ett nytt affärssystem kräver både tid, struktur och rätt partner. Genom att följa en tydlig steg-för-steg-process minimerar du risker, skapar förankring internt och lägger grunden för en lyckad implementation.
Med NetSuite eller JD Edwards som plattform – och xperitus som partner – får ni en lösning som inte bara möter dagens behov utan också ger förutsättningar för framtida tillväxt, med full kontroll, insyn och flexibilitet.
Vi på xperitus hjälper våra kunder inte bara med systemlösningar utan också med process- och verksamhetsutveckling. Oavsett var ni befinner er i er ERP-resa finns vi här som er partner.