Åtta saker att tänka på när ni ska välja affärssystem
När ni väl har bestämt er för att byta affärssystem finns det flera aspekter ni bör tänka igenom innan ni går vidare i processen. Här listar vi åtta viktiga punkter att gå igenom innan själva bytet genomförs.
1. Val av affärssystem
Som ett första steg på vägen mot ett nytt affärssystem är valet av det nya affärssystemet. Vilken typ av affärssystem är ni i behov av och vilka förväntningar har ni på systemet? Det är viktigt att verkligen fundera över – och jämföra flera olika affärssystem innan ett beslut tas. Har ni väl integrerat ett affärssystem för att senare inse att det inte var rätt för er är det en lång process igen som behöver gås igenom. Var därför pålästa och gör ordentligt med research inför valet.
2. Morgondagens verksamhet
Ni behöver också veta vart ni är på väg med er verksamhet. Olika affärssystem passar olika sorters företag och organisationer olika bra. För ett växande företag är ett skalbart affärssystem att rekommendera. Med ett sådant system kan ni få en bra överblick över både ekonomi och administration. Detta skapar utrymme för att effektivisera ert arbete och ni kan tillåta er att växa i snabbare takt.
3. Pris – kostnad nu och sen
Självklart kostar det att implementera ett nytt affärssystem. Men det är en bra investering för er verksamhet – framför allt om ni känner att ni har växt ur ert gamla. Ett bra heltäckande affärssystem kommer att betala sig i framtiden. Det finns inget generellt pris för ett affärssystem eftersom det skiljer sig åt i funktionalitet. Men oftast är priset anpassningsbart efter behov, funktion och storlek. Detta är en fördel eftersom ni enkelt kan anpassa affärssystemet efter era behov och låta det växa tillsammans med er som organisation. Det som ni kan räkna med i ett första skede är i alla fall en månadskostnad och en implementeringskostnad – se till att kontrollera vilka kostnader som kan tillkomma i framtiden. Ingår uppdateringar är ett exempel på en fråga ni bör ställa er leverantör.
4. Implementering av ett nytt affärssystem
När man gör förändringar och systemskifte till ett nytt affärssystem kan det till en början skapa osäkerhet och förvirring hos de som ska använda det nya systemet. Det krävs att ledningen är en trygg och stabil grund för medarbetare som behöver förståelse och hjälp. Därför är det viktigt att ledningsgruppen är väl medvetna om vilka flaskhalsar som kan uppstå vid implementering av ett nytt system inom organisationen. Men det gäller också att skapa ett bra team under processen. Det är bra med en projektgrupp med medarbetare från olika delar av företaget – med kunskap om verksamhetens alla olika funktioner. Ett annat viktigt tips i implementeringsprocessen – våga ställ krav på både ert system och er leverantör. Det är inget litet beslut att byta affärssystem men det är viktigt att ert nya system lever upp till era förväntningar.
5. Automatisering
Det finns flera arbetsuppgifter inom företag som kan automatiseras. Det gäller exempelvis faktura- och orderhantering och bankintegrationer. Med en automatisk process av dessa uppgifter kan ni frigöra utrymme, tid och energi till kärnan inom er verksamhet. Det handlar också om att säkerställa att kvalitet bibehålls eller blir bättre och att effektivisera tidskrävande manuella moment men också att undvika kostsamma misstag. En av de viktigaste delarna med ett bra affärssystem är just automatisering, kontrollera därför med leverantören vad som ingår i ert nya affärssystem.
6. Uppgraderingar – skalbart system
Att använda sig av affärssystem är fördelaktigt och effektiviserar ert arbete. Men när ni väljer affärssystem är det viktigt att säkerställa att leverantören alltid tillåter den senaste uppgraderingen. Och det är minst lika viktigt att ni som verksamhet inte skjuter på uppgraderingar, eller uppdateringar, till förmån för andra kritiska moment som känns viktigare i stunden. När ni implementerar ett nytt affärssystem så gå igenom frågor som vilka uppgraderingar som ingår samt hur ofta de görs. Vad krävs av er som kund och vilket ansvar har leverantören för kommande uppgraderingar?
7. Integration
Att implementera ett nytt affärssystem är ett stort projekt och ofta en kostsam process. Undvik därför att affärskritisk data skapar onödigt dyra lösningar genom att tidigt identifiera problem som kan uppstå. Gör en integrationsplan med en strategi för ert ERP-projekt. Vad vill ni få ut av ert nya affärssystem? Vilka delar av verksamheten vill ni automatisera? Hur ska den externa kommunikationen se ut med eventuella kunder, leverantörer och samarbetspartners?
8. Säkerhetsperspektiv
Som med alla digitaliserade tjänster är säkerheten en av de viktigaste aspekterna. Och ett affärssystem innehåller ofta företagets mest känsliga information. Ett bra uppdaterat behörighetssystem är viktigt för att säkerställa att endast de personer som ska ha behörighet har tillgång till informationen. Som verksamhet bör man utvärdera sina behov när det handlar om säkerheten kring sitt affärssystem och analysera eventuella risker som exempelvis cyberattacker, hackare och andra intrång i organisationen. Se därför till att välja en ERP-leverantör som kan leva upp till era villkor inom er verksamhet.
Det finns många olika integrerade affärssystem på marknaden idag. Två molnbaserade affärssystem som kan ta er verksamhet till en ny nivå är NetSuite och JD Edwards EnterpriseOne.
NetSuite är idag världsledande inom publika och molnbaserade affärssystem. Ett fördelaktigt ägande med hög kostnadseffektivitet och tillgänglighet erhålls tack vare att NetSuite från början byggdes som ett molnbaserat affärssystem.
På xperitus kan vi hjälpa er med ett anpassat och skalbart affärssystem som passar er verksamhet. Vi har lång erfarenhet av branschen och ni kan boka en kostnadsfri konsultation redan idag så kartlägger vi möjligheterna för just er!